Mötesetikett 101 - Kör effektiva möten med dessa 10 tips

”Jag känner mig alltid energisk efter teammöten.”



Ja ... någon i mitt lag sa det verkligen.

Mina herrar, ni är ALLA kapabla att leda möten som ger människor energi och får fantastiska resultat.



Det är ingen mystisk gåva. Det är en lärd skicklighet.



Om du inte lär dig det kommer du att spendera många besvärliga timmar på att titta på uttråkade ansikten ... eller ännu värre, ANGRY ansikten. Och du kommer att känna att du vaddar genom treacle för att få någonting gjort.

Jag lärde mig på det hårda sättet ... Jag har kört tusentals möten i mitt liv. Allt du behöver göra är att läsa vidare.

(video)

1. Behöver du verkligen ett möte?



Det bästa som får människor att HATA dina möten? Att ha möten som inte är nödvändiga. Du slösar inte bara din egen tid - du slösar bort allas tid.

Men hur vet du när du behöver ett möte? Harvard Business Review skapade ett beslutsträd som hjälper dig att bestämma.

För det första, har du tänkt igenom situationen själv? Om inte, planera lite strategisk tanke tid - bara för dig. Även om du fortfarande behöver ett möte efteråt kan du tydligt berätta för alla vad situationen är och vad du vill uppnå.



Om du har funderat över det, fråga dig själv om du verkligen behöver extern insats för att göra framsteg. Kan du hantera det själv? Planera sedan tiden för jobbet.

Behöver du vara en konversation i realtid om du behöver inmatning utanför? Om inte, skicka ett e-postmeddelande. Och om du behöver ett samtal i realtid, måste det vara ansikte mot ansikte? Om inte, kan du använda chatt, ringa eller schemalägga en videokonferens.

Om du bestämmer att det måste vara en konversation ansikte mot ansikte & hellip; boom, planera mötet.

2. Bestäm hur ofta möten ska hållas

Det finns två skäl att mötas - att hålla fart eller ändra kurs. Med 'ändra kurs' menar jag saker som kickoffs, retrospektiv, akutmöten, planeringsmöten, workshops, försäljning och förhandlingar. Det är alla tillfällen för ett engångsmöte.



För att upprätthålla fart behöver du regelbundna möten - men hur ofta? Träffas för ofta och det är slöseri med tid. Inte ofta nog, och arbetet lider.

Jag har täta teammöten så att alla känner till 'befälhavarens avsikt' - en term som jag plockade upp i Marines.

Det betyder storbildsfokus - där vi är på väg som ett team. Om du vill att ditt team ska arbeta tillsammans för att flytta en tung stock, måste de veta vilken riktning de ska gå in i - eller allt du får är utmattande kaos.



Veckomöten kanske inte räcker, särskilt om ditt team arbetar på distans och prioriteringarna ändras snabbt. Jag träffar hela mitt team två gånger i veckan och mina chefer dagligen - det tar kortare tid än någon slösar bort en vecka på fel fokus.

Om du är osäker kan du använda prioritetsmatris att bestämma. Är mötets ämne:

  • Viktigt och brådskande? Träffas dagligen.
  • Viktigt och inte brådskande? Möt regelbundet men mindre ofta.
  • Brådskande och inte viktigt? Ha ett engångsmöte.
  • Inte viktigt eller brådskande? Möt inte - skicka ett mejl.

3. Se till att alla vet syftet med mötet

I en av mina favoritböcker, Essentialism av Greg McKeown, han talar om en träningsövning där team tävlade för att lösa ett problem. Han märkte att ett lag inte kom någonstans - så han frågade: 'Vilken fråga försöker du svara på?'

Ingen på laget kunde berätta för honom.

När han väl tvingade dem att utarbeta frågan hittade laget snabbt en lösning och vann tävlingen med jordskred.

Takeaway: Antag inte att alla vet syftet med mötet. Berätta för dem uttryckligen eller be dem berätta. Om du har regelbundna möten är det värt att upprepa detta så ofta.

4. Ha en bra attityd

I alla möten (oavsett om du kör det eller inte) är du här för att tjäna syftet med mötet. Det betyder:

  • vara i tid
  • är uppmärksam
  • vara villig att prata OCH villig att lyssna tyst
  • behandla andras bidrag med respekt
  • vara positiv och energisk
  • tar initiativ
  • ta ansvar och ägande, inklusive äger dina misstag.

Sätt ett exempel på attityden du vill att ditt team ska ha, och vägleda dem i rätt riktning.

Till exempel håller jag mina teammöten positiva genom att gå runt i gruppen och be varje person berätta en seger de har uppnått under den senaste veckan. Jag gör det inte varje gång, bara tillräckligt ofta för att skapa ett klimat där människor är stolta över sina framgångar istället för att dröja kvar vid sina misslyckanden.

5. Ansikte mot ansikte möten vs. Konferenssamtal

Möten ansikte mot ansikte är bäst för teambindning, engagemang och all icke-verbal kommunikation som sker genom kroppsspråk.

Mötesrum

Men om ditt team inte alla arbetar på samma ställe slösar det tid och pengar på att få dem att resa till många möten ansikte mot ansikte - och om de är baserade över hela världen som mitt team är det helt enkelt omöjligt . Alla våra möten är virtuella.

För virtuella möten använder vi Zoom, och jag förväntar mig att alla ska ha sina kameror på. Endast ljudmöten riskerar att människor ringer in det och inte koncentrerar sig. Men jag tycker att 1: 1-telefonmöten är ett utmärkt sätt att använda tid under körning.

Blyg människor kan göra bättre i textchatt eftersom de kan 'gömma sig bakom skärmen' och har tid att tänka på vad de ska säga.

Mitt innehållsteam har en Skype-chatt i grupp där de kan prata med varandra när som helst. Det har fördelen att det är mer omedelbart än e-post men mindre omedelbart än ett formellt möte, med teammedlemmar i mycket olika tidszoner som doppar in och ut ur konversationen.

6. Se till att alla hörs

Google tillbringade tre år på att undersöka sina team som presterade bäst - de kallade det här 'Project Aristoteles'. De fann att de bästa lagen hade två gemensamma saker:

  • Alla snackar
  • Alla känner sig säkra att prata om sina utmaningar och bekymmer (”psykologisk säkerhet”).

Här är ett tips för att se till att alla interagerar. Ha en lista med namnen på alla i mötet och markera när varje person pratar.

För att få de tysta människorna att prata, istället för att be om sina idéer, fråga efter deras reaktioner: 'Hej Bob, vad tycker du om vad Alice just sa?'

Den här modellen för ditt team som allas åsikter har betydelse. Om mötet är tillräckligt litet, avsluta inte det förrän du har en bock bredvid allas namn.

möte ansikte mot ansikte

Mitt tips om att skapa psykologisk säkerhet är ännu enklare. Om någon väcker bekymmer ska du inte kritisera dem - tacka dem. Samma om någon säger till dig att de har gjort ett misstag eller om de kämpar med något. Tacka dem offentligt för att de har modet att vara ärliga. Du kommer att upptäcka att du får veta mycket mer om vad som händer i ditt team.

7. När är bästa tiden att hålla ett möte?

YouCanBookMe, ett brittiskt företag som gör schemaläggningsappar för företag, analyserade över 2 miljoner svar för att svara på den här frågan. Deras upptäckt?

Den perfekta mötetiden är tisdag kl. 14.30.

Varför? Det är inte för sent (varken på dagen eller i veckan) så människor är inte för trötta. Och det är inte för tidigt - måndagar och tidiga morgnar är högsta produktivitetstider, och arbetare kommer att bli frustrerade om du skär till det.

Så det är inget magiskt med 2.30 på en tisdag - men skjut för någonstans mitt på dagen och i mitten av veckan.

8. Hur länge ska ett möte vara?

Forskning visar att uppmärksamhetsnivåerna sjunker snabbt ju längre mötet varar - särskilt efter 30 minuter. Så innan du planerar ett långt möte, ta en titt på andelen personer som fortfarande kommer att uppmärksamma i slutet:

Efter 0-15 minuter: 91%
Efter 15-30 minuter: 84%
Efter 30-45 minuter: 73%
Efter 45+ minuter: 64%

Om du går över 30 minuter förlorar du över en fjärdedel av din publik. (Och du kanske också tappar fokus själv.)

Om du verkligen behöver mycket tid, schemalägg pauser eller ha en serie kortare möten.

sms på möten

Det verkar som om du förlorade den här killen ... klicka här för att lära dig varför reglerna för modern etikett förbjuder detta.

9. Vet hur man gör en bra mötesagenda

En bra agenda gör det lättare att hålla sig på rätt spår och även ta effektiva minuter.

Skapa din agenda tidigt. Dela det med människor i förväg och låt dem veta om de behöver förbereda något. På så sätt har du alla redo att slå igång för ett produktivt möte.

Ange tydligt syftet med mötet högst upp på din agenda.

Sätt sedan föremål i prioriterad ordning, dela upp dem i nyckelpunkter och gör det klart om ett beslut måste fattas om någon av dem.

Se till att du ger tillräckligt med tid för varje artikel, plus extra tid i slutet för att svara på frågor och utvärdera mötet så att du kan förbättra processen.

10. Vet hur man hanterar konflikter i möten

Om du vet att det finns en risk för konflikt, ställ in några mötesregler för att upprätthålla ordningen (och se till att du verkställer dem.) Här är några exempel:

  • Räck upp handen innan du pratar.
  • Endast en person kan tala åt gången.
  • Ordföranden kan sammanfatta vad som sagts för att se till att alla förstår.
  • Alla kommer att bjudas in att bidra, så ingen kan ta över diskussionen.

Se upp för icke-verbala tecken på konfliktbryggning.

Rullar någon med ögonen eller gör andra uttryck för oenighet? Finns det några meningsfulla utseende, viskningar eller anteckningar som går mellan lagmedlemmarna (eventuellt samlar stöd för en konfrontation)? Stirrar någon på någon annan, kanske försöker skrämma dem?

konflikt i mötet

Om du upptäcker dessa tecken, nypa konflikten i knoppen genom att:

  • Avpersonalisering - gör det om VAD personen inte håller med. snarare än VEM de inte håller med.
  • Fråga - om folk inte gillar något, be dem att förklara vad de skulle vilja i stället.
  • Minska upplevt hot - konflikt härrör ofta från att människor känner sig hotade. Kan någon till exempel försäkra sig om att deras jobb är säkert?
  • Ordna ett möte för att diskutera frågan senare, med endast de personer som är direkt inblandade (ett stort gruppmöte är inte rätt plats att prata om känsliga personliga frågor).

Slutligen acceptera det du kan inte behaga alla hela tiden. Om konflikter hanteras rättvist och någon fortfarande inte är lycklig, ta det inte personligen ... även om personen som inte är glad är du.

Bonus: Var inte rädd för att avsluta ett möte tidigt

Bara för att du har planerat en halvtimme betyder inte att du måste fylla det.

Om ett möte måste avslutas tidigt på grund av tekniska problem bör du planera en tid för att avsluta mötet. Men om du verkligen är klar och ingen har relevanta frågor ... ge er ett klapp på baksidan för att ha ett effektivt möte och avsluta det precis där.

Där har du det - följ dessa tio tips så är du känd för att ha bra möten som verkligen gör saker gjorda. Kom ihåg:

  • Träna om du verkligen behöver ett möte
  • Bestäm hur ofta dina återkommande möten ska vara
  • Se till att alla känner till syftet med mötet
  • Ha en bra attityd
  • Välj mellan ansikte mot ansikte, video, telefon och chatt
  • Se till att alla blir hörda och känner sig säkra att prata ärligt
  • Planera möten mitt på dagen och veckan - idealet är tisdag kl. 2.30
  • Håll det kort
  • Gör en bra agenda i förväg
  • Lär dig att hantera konflikter
  • Var inte rädd för att avsluta mötet tidigt

Nu har vi täckt det - visste du det det finns 5 olika typer av möten?

Du tänker nästan inte på alla dessa som möten ... men att veta hur man presenterar sig i var och en kan förändra livets gång. Klicka här för att se de 5 olika typerna av möten och hur man klär sig för dem.