Hur du prioriterar din tid och undvik distraktioner Förbli fokuserade tips | Produktivitetsverktyg för effektiv tidshantering

Dwight Eisenhower.

USA: s 34: e president.

Högsta befälhavare för de allierade styrkorna i Europa under andra världskriget.

Mannen som lanserade program som ledde till starten av NASA, internet och Interstate Highway System.

En upptagen man.

Och att döma av hans handlingar - en man som gjorde effektiv och produktiv tidsanvändning.

Den mest kända produktivitetsstrategin som Eisenhower använder kallas Eisenhower Box, eller en modern variant - Prioritetsmatrisen.

Ett enkelt beslutsverktyg, den prioriterade matrisen gör att du kan hålla distraktioner i skym och samtidigt hålla dig fokuserad på de viktigaste uppgifterna för dagen.

De prioritetsmatris låter dig:

• Identifiera en överblick vad som behöver göras.
• Flytta uppgifter runt baserat på hur viktigt eller brådskande.
• Ha en Översikt av var du behöver fokusera din uppmärksamhet på kort och lång sikt.
• Stanna på topp över alla dina att göra-listor.

Ladda ner en högkvalitativ utskriftsversion av Eisenhower Matrix här.

Klicka här för att titta på YouTube-videon Hur man prioriterar

Klicka här för att titta Produktivitetsverktyg för tidshantering

Vad är Prioritetsmatrisen?

Klicka på bilden för att skriva ut ett Matrix-arbetsblad

Prioritetsmatrisen har två dimensioner - den första är betydelse (viktigt / inte viktigt) och den andra är brådskande karaktär (brådskande / inte brådskande).

Varje uppgift klassificeras enligt dessa kvadranter och hanteras sedan enligt den kvadrant de tillhör.

Alla uppgifter är indelade i dessa fyra kvadranter:

• Viktigt och brådskande
• Inte brådskande och viktigt
• Inte viktigt och brådskande
• Inte viktigt och inte brådskande

Kvadrant 1 - viktigt och brådskande

Lära sig att koncentrera dig på det väsentliga är nyckeln till framgång.

Lär dig att hantera dig själv och din tid - det är det som skiljer framgångsrika från dem som spelar inhämtning med tiden. Det här är uppgifter som har en tidsfrist och en hög avkastning på investeringen.

De behöver bara bli klara!

Vi måste självklart utföra uppgifterna i denna kvadrant eftersom de är viktiga, och vi bör göra dem först eftersom de är brådskande. Om vi ​​har kort tid bör vi vanligtvis göra dessa uppgifter först.

Ibland har vi inget val, men att låta saker komma fram till detta har en negativ inverkan på vår prestanda och livskvalitet.

• Viktiga tidsfrister - Om ditt företag förbereder sig för en produktlansering är alla uppgifter som är kopplade till lanseringen nödvändiga för att ta itu med det direkt.
• Kriser - Livet är fullt av oväntade överraskningar. Det finns situationer som du inte kunde ha planerat för ens med framsynthet. Vad kvalificerar som en kris? Eventuella uppgifter som är avgörande för tiden med betydande konsekvenser.
• Familj - Om du är förälder bör någon form av prestanda eller spel som ditt barn deltar i vara i denna kategori. Särskilt om det behövs någon förberedelse (t.ex. över natten).
• Sista minuten förberedelser - En undersökning som väcker din uppmärksamhet, en presentation som vävde snabbare än väntat eller en oväntad affärsmöjlighet kan alla falla in i denna kvadrant.

Faran här är att vi tror att många saker faller i den här kategorin när de inte gör det, de borde faktiskt falla i brådskande och inte viktigt kategori.

Fråga dig själv om uppgiften är både brådskande och viktig. Varje uppgift som har ekonomiska konsekvenser för ditt företag kommer att ha företräde framför en kundserviceutredning.

Kvadrant 2 - Viktigt och inte brådskande

Vi tar upp uppgifterna i denna kvadrant efter hantera uppgifterna i Quadrant 1.

Uppgifterna i Quadrant 2 är inte brådskande men kräver fortfarande uppmärksamhet. Om de ignoreras flyttar de till Quadrant 1. Det är bättre att ta itu med dessa uppgifter innan de blir brådskande och viktigt.

Varför?

Eftersom det finns två problem med Quadrant 1-uppgifter - de är tidsbundna och det kan orsaka stress och oro och påverka kvaliteten på vårt arbete.

• Mundane Uppgifter - Att förbereda veckovisa rapporter är en uppgift som kan uppfattas som vardaglig. Det är lätt att skjuta upp dem tills senare. Om vi ​​inte gör något, om en vecka denna uppgift kommer att bli viktigt och brådskande. Förbered en plan för sådana uppgifter för att hantera dem vid rätt tidpunkt.
  Denna plan kan innehålla steg som att samla in data, be en kollega om deras åsikt, skriva ett utkast, redigera utkastet, skicka det till vår chef, fixa en tid för presentationen och presentera det.
• Hälsa - Att äta hälsosamt och träna är viktigt för din hälsa. Vänta inte på att läkaren ska diagnostisera dig.
• Relationer - Min vän Jordan Harbinger pratar om gräva brunnen innan du är törstig. Investera i någon typ av relation innan du behöver anropa den personen för en tjänst.
• Självutveckling och vila är i kategorin icke-brådskande men de är mycket viktiga.

Om vi ​​inte tar hand om uppgifter i Quadrant 2 kommer vi att befinna oss i en situation där vi har kort tid. Resultatet - vi är stressade, vi arbetar sent på kvällen och producerar elaka resultat.

Så, Kvadrant 2 (viktigt och inte brådskande) förtjänar allvarlig uppmärksamhet.

Kvadrant 3 - Brådskande och inte viktigt

Detta är den mest vilseledande kvadranten. När allt kommer omkring, varför ska vi bry oss om uppgifter som inte är viktiga?

Vad gör dessa uppgifter brådskande? Många gånger försöker andra tvinga oss att hantera dessa uppgifter.

Dom är tidsrånare. Sättet att minska detta problem är helt enkelt att skydda din tid.

Till exempel, om någon insisterar på att prata med dig personligen omedelbart, och det betyder att du måste resa ut från ditt kontor - ta reda på varför det mötet är så brådskande. Kanske kan du ringa ett telefonsamtal istället, och kanske kommer den personen att vara i ditt område nästa vecka.

Det finns distraktioner som hoppar framför oss och säger 'ge mig uppmärksamhet', det här är bränder som du inte riktigt bryr dig om de bränner ner.

• Sociala media är en av de största synderna som distraherar vårt fokus. Du måste ha en representation på sociala medier, men begränsa din tid, schemalägg dina inlägg och, om du kan, få någon annan att hantera dina sociala konton.

• Vänner som ber om tjänster - Situationer förklädda som en nödsituation kan i verkligheten vänta på din uppmärksamhet. Var disciplinerad i att säga Nej till det som verkar som ett falskt larm.
• Sociala aktiviteter - Med måtta, sociala aktiviteter (ceremonier, fester, sammankomster) balanserar våra hektiska moderna liv. Det här är uppgifter som du förmodligen inte borde göra om du inte har något annat att göra.

Spendera inte din energi på uppgifter som inte är brådskande och inte viktiga - de kommer att slösa bort din tid.

I vilket fall - det är i ditt bästa intresse att välja en hobby eller vana som kommer att gynna dig på lång sikt. Meditera, träna, lära dig ett nytt språk eller instrument - allt som stimulerar och håller ditt intresse.

Kvadrant 4 - Inte brådskande och inte viktigt

Uppgifterna i denna kvadrant kan bli allvarliga tidsödande. När du identifierar en uppgift i den kvadranten, försök att avbryta den. Om du inte kan eliminera det helt, försök att minimera den tid du spenderar på den uppgiften. Börja upprätthålla en lista som inte ska göras och undvik att fylla din tid med uppgifter som inte har något verkligt syfte under din dag.

• Netflix - Att titta på TV-program och filmer online verkar som en trevlig distraktion. Dessa är tidsförlorare som inte är planerade. Håll reda på hur mycket tid du spenderar på uppgifter som inte är brådskande och inte viktiga.
• Messenger & sms-tjänster - Om det kan sägas under ett snabbt telefonsamtal, välj att spara tid i stället för att skicka flera fram och tillbaka textmeddelanden.

Om alla dina uppgifter passar in i denna kvadrant - grattis, du lever ett fritidsliv!

Nu är det inte verklighet för majoriteten av oss. Men de uppgifter som vi kategoriserar som inte brådskande och inte viktiga är de enklaste att slutföra. Att slutföra dem ger oss en känsla av prestation.

Övervaka varje kvadrant noggrant. Om det behövs - dela upp alla huvuduppgifter i deluppgifter.

Starta uppgifterna i tid, även om de inte ser brådskande ut nu. Annars kommer du att spendera mycket arbete med tvivelaktiga resultat .... att hålla koll på dina uppgifter kommer att resultera i bra prestanda samtidigt som du håller en god livskvalitet.

Ett användbart diagram är ett dagligt tidsplaneringsaktivitetsdiagram kombinerat med en prioritetsmatris. Skönheten i den prioriterade matrisen är att många av dessa uppgifter kan bytas ut beroende på årstiderna i ditt liv.

Kom ihåg - vad som är viktigt är sällan brådskande och vad som är brådskande är sällan viktigt. -Dwight Eisenhower

Hur man skapar en egen prioritetsmatris?

Ladda ner en högkvalitativ utskriftsversion av Eisenhower Matrix här.